Una oficina libre de desorden es primordial para mejorar su productividad. Montones de papelería en su escritorio pueden hacer que pierda mucho tiempo buscando un documento crítico. Como resultado, es menos probable que cumplas con los plazos.

El desorden también puede afectarte de varias maneras indirectas.

Puede reducir drásticamente sus habilidades cognitivas, perjudicando su toma de decisiones y sus relaciones con los miembros de su equipo. Además, puede tener un efecto adverso en su ansiedad, concentración, sueño y opciones de alimentación. Todo esto puede reducir el rendimiento de su lugar de trabajo.

Sin embargo, este problema de desorden no solo afecta a su escritorio u oficina.

El escritorio de su computadora también puede estar desordenado. Las carpetas desorganizadas y una pantalla mediocre afectan tanto a su productividad como al desorden físico. Para evitar este escenario, también necesita ordenar su computadora.

Este artículo compartirá siete consejos sobre cómo ordenar el escritorio de su computadora.

Consejo #1 – Desarrolle un sistema de carpetas con convenciones de nombres de archivos

Lo más importante que debe hacer para evitar el desorden en su computadora es configurar un sistema de carpetas intuitivo. Puede usar varias categorías, como el tipo de archivo o el nombre, dependiendo de lo que mejor se adapte a su investigación o trabajo.

Independientemente de su enfoque, asegúrese de elegir convenciones de nomenclatura bien establecidas que le permitan navegar rápidamente por sus documentos. El sistema también debería ser fácil de usar durante muchos años, así que tenga en cuenta sus planes al crearlo.

Puede colocar estas carpetas en sus herramientas de uso compartido de archivos (por ejemplo, Google Drive y Dropbox), disco duro o escritorio si hace copias de seguridad de ellas regularmente.

Con una estructura totalmente funcional, puede omitir su escritorio simplemente descargando nuevos documentos en carpetas designadas. Después, puede localizarlos rápidamente con el comando de búsqueda en su computadora. Escriba el nombre de su carpeta y llegará al archivo deseado en cuestión de segundos.

Consejo #2 – Haz que tu escritorio te atraiga

Además de hacer que el escritorio de su computadora sea completamente funcional, también debería mejorar su atractivo. Por lo tanto, seleccione un fondo significativo o hermoso. Tiene que ser agradable de mirar, motivándote a mantener tu ordenador ordenado.

Para llevar la estética al siguiente nivel, establezca imágenes en cuadrícula o líneas como fondo para organizar los archivos que terminan allí más fácilmente.

Otra gran idea es usar un fondo motivacional. Las imágenes con mensajes poderosos te animan a trabajar más duro y a mantenerte enfocado. Este tipo de entrenamiento también le permite organizar su escritorio y mantenerse al tanto del desorden.

Consejo #3 – Considere el fondo de escritorio seccionado

Los fondos de escritorio seccionados son una excelente manera de mejorar aún más su organización de escritorio. Por ejemplo, puede incluir una sección para sus vacaciones o mascotas.

Hay millones de fondos de pantalla en línea que pueden ayudarte a ordenar tu escritorio. Complementan las convenciones de nomenclatura de carpetas para mejorar su flujo de trabajo.

Consejo #4 – Consolide sus aplicaciones/software más utilizados

Tener acceso rápido a sus programas o software más utilizados es imprescindible. Le permite comenzar a trabajar de inmediato sin perder el tiempo buscando aplicaciones.

Para consolidarse de manera eficiente, primero debe determinar qué software le importa más. Su cartera puede comprender dos o tres aplicaciones que utiliza diariamente o un conjunto completo de programas que proporcionan la funcionalidad necesaria.

Una vez que haya reunido su lista, es posible que pueda fusionar varios programas con una solución integral. Los coloca en un solo lugar para optimizar su productividad.

La barra de tareas es una alternativa efectiva, ya que los iconos del programa a menudo son responsables de la mayor parte de su desorden. Mantener los iconos esenciales en la barra de tareas los hace rápidamente accesibles, ya que no necesitará navegar.

7 consejos para organizar su escritorio de oficina y mejorar la productividad

Consejo #5 – Eliminar o reubicar archivos no utilizados

Después de categorizar las aplicaciones vitales, también debe abordar los programas no utilizados. Aquí hay un consejo: si no puede recordar la última vez que usó cierto software, desinstale. Haga lo mismo si cree que no necesitará una aplicación en particular para un próximo proyecto.

Dado que esta puede ser una decisión difícil, es posible que desee crear una carpeta para estas aplicaciones y archivos raramente utilizados en su lugar. Mételos hasta que averigües si deseas proceder con la eliminación.

Para este enfoque de esperar y ver, puede hacer uso de varias carpetas, como “varios” o “para archivar”. Al hacerlo, no desinstalará ni eliminará accidentalmente un programa crucial.

Ahora, si adopta este enfoque, asegúrese de revisar las carpetas regularmente. Determine qué archivos y aplicaciones ya no son necesarios en su negocio y elimínelos para evitar el desorden.

Para evitar quedarse atrás con su limpieza, establezca un recordatorio en su calendario. Puede ser un evento mensual o semanal, dependiendo de su carga de trabajo.

Consejo #6 – Categorizar nuevo contenido

Volcar nuevos archivos y programas a su escritorio puede ser tentador si tiene prisa. Sin embargo, este método no es aconsejable porque inhibe su organización.

Trate de asignar unos minutos para organizar todas las aplicaciones y archivos nuevos de manera adecuada, de acuerdo con sus convenciones de nomenclatura. Una forma rápida de hacerlo es usar la ordenación automática de archivos por fecha o alfabéticamente. No lleva mucho tiempo, pero puede reducir significativamente el desorden en su computadora.

Consejo #7 – Emplear cercas

Las vallas digitales agrupan los archivos en regiones específicas de su escritorio para hacerlos más accesibles visualmente. Este método funciona mucho mejor que enterrar todos sus archivos en una o dos carpetas. Además, muchas personas lo consideran más fácil de usar que los fondos en cuadrícula.

Por ejemplo, la función Stacks clasifica automáticamente el contenido por tipo o cualquier otra característica específica. Está disponible de forma gratuita en Mac con Mojave.

Del mismo modo, los PC tienen una característica similar llamada Cercas. Le permite designar y mover vallas alrededor del escritorio para mejorar la maniobrabilidad. El único inconveniente de esto es que no es gratis.

No dejes que el desorden se salga de las manos

Ordenar el escritorio de su computadora es una de las mejores maneras de avanzar en su productividad.

Una vez que lo haya organizado adecuadamente, podrá encontrar los archivos y programas necesarios sin esfuerzo. Luego te sentirás rejuvenecido y tu estado de ánimo puede mejorar drásticamente, lo que te permitirá superar obstáculos mentales durante tu jornada laboral.

Puede que lleve algún tiempo optimizar su escritorio, pero valdrá la pena.

También puede asignar este trabajo a su proveedor de TI. Sin embargo, es posible que no entiendan sus necesidades y las de su negocio correctamente, y sus servicios pueden ser insuficientes.

En ese caso, tengamos un chat de 10-15 minutos y veamos si podemos resolver su problema. Llámenos y haremos todo lo posible para ayudarlo a aumentar la productividad de la oficina en su negocio.